In DATEV-Unternehmen-Online, von uns nur DUO genannt, sind Ihnen sämtliche Buchhaltungsunterlagen digital und ortsunabhängig zugänglich. Wenn Sie das Datev-Smart-Login einsetzen, können Sie sich quasi an jeden Rechner setzen, egal wo. Wir empfehlen natürlich keine Ihnen vollständig fremden Rechner, wobei auch das möglich ist. Aber wenn Sie einen festen Arbeitsplatzrechner haben, daneben noch einen Laptop oder ein iPad, können Sie diese Geräte alle einsetzen, um immer auf die selbe Datenbasis in DATEV-Unternehmen-Online zuzugreifen.
Sie navigieren im Internetbrowser auf die DATEV-Unternehmen-Online-Seite, legitimieren sich mit Ihrem Smartphone mittels QR-Code-Scan, und sehen die bekannte DUO-Oberfläche.
Dann können Sie Bankumsätze abrufen, einsehen, oder Zahlungen auslösen. Sie können sich ältere Buchhaltungsdaten oder Rechnungen ansehen, und vieles mehr. Sie haben vollen Zugriff auf diese Umgebung, was Ihnen eine unglaubliche Flexibilität ermöglicht.
DATEV-Unternehmen-Online ist im Grunde ein vollständiges Banking-Programm. Sie hinterlegen den Zugang, den Sie mit Ihrer Bank vereinbart haben, in DATEV-Unternehmen-Online. Also den HBCI- oder EBICS-Nutzer. Die Freigabe von Zahlungen erfolgt dann wie gewohnt durch Eingabe der TAN, die Sie wie bisher auf dem mit Ihrer Bank vereinbarten Weg generieren und erhalten.
In DATEV-Unternehmen-Online sehen Sie also ihre vollständigen Bankumsätze und können den Umsätzen auch Belegbilder zuordnen.
Erledigen Sie Zahlungen, mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg.
Wenn wir Ihre Lohnbuchhaltung erledigen, können wir Ihnen die Lohnzahlungen in DATEV-Unternehmen-Online bereitstellen. Sie führen diese nur noch aus.
Mit DATEV-Unternehmen-Online können Sie ein GoBD-konformes Kassenbuch schreiben.
Sie können auch Zählberichte erstellen und ausdrucken um den Geldbestand in der Kasse mit dem Kassenbuch abzustimmen. Sie können ebenfalls Bildbelege mit den Kassenbucheintragungen verbinden.
In DATEV-Unternehmen-Online ist die Rechnungsschreibung ein Zusatzmodul. Sie können darüber Angebote und Rechnungen schreiben, die dann automatisch für die Buchhaltungserstellung bereitgestellt werden.
Sie können DATEV-Unternehmen-Online so einsetzen, dass die Belege Ihr Büro nicht verlassen. Ihre Belegsortierung wird also nicht gestört.
Dafür digitalisieren Sie die eingehenden Rechnungen und laden diese in DATEV-Unternehmen-Online hoch. Ebenso verfahren Sie mit dem Rechnungsausgang. Wenn Sie dieses Scannen in Ihre tägliche Büroroutine mit einbauen, erledigen Sie die Vorbereitung der Buchhaltung sozusagen nebenher einfach mit.
Wenn Sie nicht scannen möchten, können wir das mit unserer Scanning-Schleuse für Sie erledigen. Wir sind sehr schnell darin :)
Wir als Ihr Steuerberater rufen diese Belegbilder zusammen mit den Bankumsatzdaten und Kassenumsätzen aus dem DATEV-Rechenzentrum ab und erstellen auf dieser Basis Ihre Buchhaltung.
Wenn Sie eine Rechnung per eMail zugesendet bekommen, reicht es streng genommen nicht aus, diese einfach auszudrucken und in Papierform in die Buchhaltung aufzunehmen. Gefordert wird eigentlich, dass Sie diese Digitalrechnung in ein Dokumentenmanagementsystem aufnehmen. Und ein Dokumentenmanagementsystem ist weder die Aufbewahrung in Ihrem Mailprogramm, noch die Speicherung auf Ihrer Festplatte. Für einen kleinen Betrieb ist das also eine ziemlich absurde Forderung.
DATEV-Unternehmen-Online ist ein Dokumentenmanagementsystem. Sie können die eMail, die die Rechnung enthält, einfach an ein von uns vorkonfiguriertes Mail-Postfach weiterleiten. Kurz danach finden Sie diese Rechnung in DATEV-Unternehmen-Online. Einfach, oder ?
Sofern Sie Ihre eigenen Rechnungen per eMail versenden, könnten Sie auch die DUO-Zieladresse in das Feld BCC eintragen. So werden diese Ausgangsrechnungen dann automatisch nach DATEV-Unternehmen-Online übertragen.
Das Ergebnis unserer Buchhaltung, die auf Basis der digitalen Belegbilder erstellt wurde, stellen wir im DATEV-Rechenzentrum für Sie bereit.
Sie können in DATEV-Unternehmen-Online dann die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) einsehen und die Positionen der BWA bis auf Kontenebene herunterbrechen. Auf den Konten finden Sie dann alle unsere Buchungen mit den anhängenden Belegbildern. Ein Klick auf das Belegbild, und Sie sehen die Rechnung, die die Basis der Buchung gebildet hat. Mehr Einblick geht einfach nicht. Und das jahresübergreifend.
Sofern wir eine Kostenrechnung für Sie erstellen, sehen Sie diese Ergebnisse ebenfalls im Auswertungsbereich von DATEV-Unternehmen-Online.
Weiterhin können Sie in DATEV-Unternehmen-Online die offenen Posten laut Buchhaltung, die Summen-und Saldenlisten und die Umsatzsteuer-Voranmeldungen einsehen.
Sie können in DATEV-Unternehmen-Online selber Personalstamm- und Bewegungsdaten anlegen, wenn Sie das möchten. Meistens erledigen wir das aber für unsere Mandanten. Teilweise geben unsere Mandanten uns die Stunden für die einzelnen Mitarbeiter über DATEV-Unternehmen-Online an.
Sie können in DATEV-Unternehmen-Online ebenfalls Lohndokumente hochladen und für unsere Lohnbuchhaltung bereitstellen. Daraus entsteht eine digitale Personalakte.
Sie können in DATEV-Unternehmen-Online sämtliche Auswertungen des Lohnbereiches einsehen. Dort werden Dokumente wie die Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsanmeldungen bereitgestellt.